29 Mar, 2021

Đưa tin xấu: 10 mẹo để làm đúng

Đưa tin xấu cho ai đó không bao giờ là dễ dàng, nhưng có những cách đúng và những cách sai. Dưới đây là một số gợi ý về các phương pháp tốt nhất để chia sẻ thông tin khó chịu.

Nortonrsxistock-690029076.jpg

Không ai yêu người đưa tin xấu.–Sophocles

Trong quá trình làm việc, bạn có thể phải mang đến một tin xấu cho ai đó. Tin xấu đó có thể đến với cấp dưới, khách hàng hoặc sếp của bạn. Cách bạn xử lý tình huống và bản thân có thể ảnh hưởng đến sự nghiệp và mức độ căng thẳng của bạn. Dưới đây là một số cách để giảm bớt quá trình.

Có gì hấp dẫn tại TechRepublic

1: Đặt và quản lý các kỳ vọng trước nếu bạn có thể

Đôi khi, tin xấu đến hoàn toàn bất ngờ. Máy bay có thể mất điện đột ngột và gặp sự cố. Một thanh niên 18 tuổi có vẻ khỏe mạnh có thể suy sụp và qua đời.

Tuy nhiên, vào những lần khác, nếu tin xấu đến hoàn toàn bất ngờ, điều đó có nghĩa là ai đó đã không chuẩn bị đầy đủ trước cho người nhận. Nếu bạn tin rằng điều gì đó bạn cố gắng có thể không có lợi cho khách hàng hoặc khách hàng, hãy cho người đó biết trước. Trên hết, hãy cẩn thận về việc đảm bảo kết quả hoặc nói rằng một kết quả cụ thể là “điều chắc chắn”. Nếu cần, hãy phác thảo tất cả các rủi ro và các vấn đề tiềm ẩn có thể ngăn cản kết quả mong muốn.

Không phải lúc nào bạn cũng có thể làm được điều này. Nhưng nếu bạn có thể đặt kỳ vọng, công việc đưa tin xấu của bạn sẽ dễ dàng hơn nhiều.

2: Thực hiện một thiết lập thích hợp cho thời điểm này

Đừng đưa ra những tin xấu một cách ngẫu nhiên hoặc đang trôi qua. Sắp xếp thời gian để nói chuyện với người kia. Nếu bạn cần cung cấp tin tức ngay lúc này, hãy nói, “Tôi cần nói chuyện với bạn về [the matter]. “Nói cách khác, hãy thiết lập bối cảnh và bối cảnh cho cuộc trò chuyện, thay vì chỉ đưa tin.

XEM: Bộ công cụ tuyển dụng: Giám đốc nhà cung cấp CNTT (Nghiên cứu Tech Pro)

3: Đi vào vấn đề

Tôi chưa bao giờ biết tin xấu để cải thiện với việc giữ lại.

Diễn viên quá cố Sir Alec Guinness đã thể hiện câu thoại đáng nhớ này trong bộ phim năm 1980 Chúa tể nhỏ Fauntleroy. Có, một số người thích mở đầu tin xấu với thông tin cơ bản và chi tiết về mọi thứ họ đã làm và mọi thứ họ đã thử. Tuy nhiên, tốt hơn hết, hãy đơn giản đi theo đuổi và báo cho người đó biết tin xấu. Rất có thể, họ thậm chí sẽ không nghe tất cả những lời sơ bộ của bạn.

4: Giải thích lý lịch và cung cấp thông tin chi tiết

Sau khi đưa ra tin xấu, bạn có thể cung cấp lý lịch và thông tin chi tiết. Đặc biệt, bạn sẽ muốn giải thích những gì đã xảy ra cũng như các bước bạn đã thực hiện. Người nhận được tin xấu của bạn sẽ muốn biết thông tin này và có thể có quyền được biết.

XEM: Mẹo để xây dựng và thăng tiến sự nghiệp lãnh đạo của bạn (TechRepublic PDF miễn phí)

5: Ngồi xuống

Cung cấp tin tức cho ai đó trong khi cả hai bạn đang ngồi mang lại hai lợi ích. Thứ nhất, nếu Chúa cấm người đó không được ngất xỉu, khả năng bị thương sẽ giảm đi. Thứ hai, một cuộc thảo luận diễn ra khi đang ngồi ít có khả năng khiến cảm xúc mất kiểm soát hơn. Nói một cách dễ hiểu: Việc chiến đấu vật lý với ai đó khi bạn đang ngồi sẽ khó hơn là khi bạn đang đứng.

6: Nhạy cảm với vị trí vật lý

Tương tự như vậy, hãy nhạy cảm với cách bạn ngồi so với người kia. Nếu bạn ngồi sau bàn làm việc, hãy nhớ rằng chiếc bàn đó có thể đóng vai trò như một rào cản tâm lý cũng như thể chất. Nếu bạn cảm thấy thoải mái khi làm như vậy và nếu bạn tin rằng người kia cảm thấy thoải mái, hãy cân nhắc việc ngồi ở cùng một phía, hoặc ít nhất là ngồi ở góc vuông. Dù bằng cách nào, bạn sẽ báo hiệu rằng “ở bên người đó.”

7: Tự tách mình khỏi tin nhắn

Đôi khi tin xấu mà bạn đưa ra không phải do lỗi của bạn. Mặc dù vậy, người nghe thấy nó sẽ trút bỏ sự thất vọng của họ đối với bạn. Tất nhiên, ví dụ cổ điển là nhà phân tích bàn trợ giúp nói với người gọi rằng hệ thống hoặc mạng sẽ ngừng hoạt động trong ba giờ nữa.

Nếu bạn là một nhà phân tích giỏi đó, hãy chuẩn bị để trở thành người đưa tin bị bắn. Thật không may, nó đi kèm với lãnh thổ. Tuy nhiên, bạn càng có thể nhắc nhở bản thân rằng họ không khó chịu về cá nhân bạn, thì cơ hội kiểm soát căng thẳng của bạn càng lớn.

XEM: 9 mẹo giảm căng thẳng cho các nhà quản lý và nhóm dự án (TechRepublic)

8: Hãy thông cảm

Hãy nhớ rằng khi bạn cung cấp tin xấu cho một người, bạn phải giải quyết hai vấn đề: vấn đề kỹ thuật của bản thân tin tức đó cũng như phản ứng cảm xúc đối với tin xấu. Trên thực tế, phản ứng cảm xúc này là khía cạnh mà bạn gặp phải quan trọng hơn nhiều. Để giảm nguy cơ trở thành người đưa tin, hãy cho người kia biết rằng bạn đã biết về phản ứng cảm xúc của họ. Bạn không cần phải là một Tiến sĩ Phil, nhưng một câu đơn giản “Tôi xin lỗi về tình huống này” hoặc “Tôi rất tiếc phải nói với bạn điều này” có thể làm nên điều kỳ diệu.

9: Định hình lại tình huống

Có thể tin xấu mà bạn đang cung cấp liên quan đến việc bạn (hoặc nhóm của bạn) không thể đạt được mục tiêu nào đó. Tuy nhiên, có bất kỳ tin tức bạc nào mà bạn có thể cung cấp không? Nói cách khác, bạn có thể điều chỉnh lại tình hình không?

Có thể họ không đạt được mức tăng năng suất 20% như mong đợi; có thể thay vào đó họ chỉ nhận được 15%. Thay vì so sánh 20% với 15%, bạn có thể muốn so sánh 15% với 0%. Tương tự, có thể bạn chỉ có thể khôi phục ba trong bốn tuần dữ liệu mà họ đã mất. Tất nhiên, họ muốn hồi phục cả bốn tuần. Nhưng ba tuần dữ liệu được phục hồi không phải tốt hơn không có sao? Cách tiếp cận này không có nghĩa là để chứng thực cho sự tầm thường, mà là một nỗ lực để khiến người khác nhìn mọi thứ theo một cách khác.

10: Đưa ra các lựa chọn thay thế

Nếu bạn phải đưa ra một tin xấu, có lẽ kết quả tồi tệ đó không cần phải là dấu chấm hết cho mọi thứ. Bạn có một kế hoạch để giải quyết hoặc giải quyết tình hình? Nếu vậy, hãy ghi nhớ nó và đề nghị chia sẻ nó với người hoặc nhóm khác sau khi bạn đã đưa ra tin xấu. Khi làm như vậy, bạn sẽ thể hiện sự sẵn sàng giải quyết vấn đề và khả năng suy nghĩ và lập kế hoạch trước. Nếu người nhận được tin xấu là khách hàng chủ chốt hoặc sếp của bạn, việc lập kế hoạch trước có thể có giá trị đối với tương lai của bạn.

Cũng đọc …

Các mẹo khác?

Bạn có một số kỹ thuật giúp giảm bớt căng thẳng khi đưa tin xấu cho ai đó không? Chia sẻ lời khuyên và kinh nghiệm của bạn với các thành viên TechRepublic.

About : bachnv

Leave a Reply