nortonrsxistock 1001611580 29 Mar, 2021

Năm mẹo để kiểm soát sự trì hoãn

Một số người nói rằng sự trì hoãn có tác dụng với họ, giúp họ luôn nhạy bén và hiệu quả. Nhưng đối với những người khác, đó là tự đánh bại bản thân, cảm thấy tội lỗi và mất tinh thần.

Nortonrsxistock-1001611580.jpg

Gần đây tôi đã nghe một người bạn nói về một bài tập ở trường – một bản báo cáo mà anh ta phải viết trên một cuốn sách kinh doanh mà anh ta chưa bắt đầu đọc. Với thời hạn còn một tuần nữa, anh thừa nhận rằng có lẽ anh sẽ đợi đến phút cuối cùng để đọc sách và viết báo cáo. Rất nhiều người trong chúng ta đã vượt qua trường học (và xử lý công việc của mình) bằng cách tiếp cận đó, và đôi khi áp lực của thời hạn chót thực sự khiến chúng ta trở nên sắc sảo hơn và cải thiện kết quả. Nhưng những gì anh ấy nói tiếp theo là một người khởi xướng thực sự: “Tôi sẽ không thể vui vẻ cả tuần khi biết tôi có báo cáo này để viết, nhưng tôi vẫn sẽ tiếp tục thực hiện nó.”

Có gì hấp dẫn tại TechRepublic

Nếu bạn là một “người trì hoãn tích cực” – bạn làm việc hết sức mình với đồng hồ tích tắc đến những giây cuối cùng khi bạn hoàn thành công việc – thì sự trì hoãn có thể không phải là vấn đề. Nhưng nếu bạn là một “người trì hoãn thụ động” – thường xuyên trì hoãn các nhiệm vụ và trở nên thiếu quyết đoán, lo lắng hoặc tội lỗi – bạn có thể muốn sửa đổi thói quen đó. Dưới đây là một số chiến lược giúp bạn không bị chìm vào vực thẳm của sự trì hoãn.

1. Tìm ra lý do tại sao bạn lại trì hoãn

Điểm khởi đầu rõ ràng trong việc đối phó với sự trì hoãn là phân tích lý do tại sao nó lại xảy ra. Có thể là do bản thân công việc chưa được hình thành hoặc bạn không có hướng dẫn rõ ràng hoặc các công cụ, kỹ năng hoặc nguồn lực cần thiết. Có thể phạm vi đáng sợ hoặc bạn chưa được đưa ra thời hạn, vì vậy bạn rất dễ trì hoãn dự án. Những vấn đề đó có thể nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn, nhưng thường thì bạn có thể làm gì đó với chúng. Và nếu bạn có thể, bạn nên làm.

Nếu bản thân công việc có thể quản lý được và bạn biết mình phải làm gì để hoàn thành nó – nhưng bạn chỉ ghét làm nó đến nỗi bị đình trệ – bạn có thể phải tự lừa mình để hoàn thành nó. (Xem # 5.) Dù bằng cách nào, mục tiêu ở đây là xác định điều gì đang thực sự xảy ra để bạn có thể phát triển kế hoạch tấn công.

XEM: Thất bại của dự án: 10 lý do mà sếp của bạn không muốn nghe (TechRepublic PDF miễn phí)

2. Quyết định những gì phải hoàn thành trước

Có một số cuộc tranh luận về việc liệu bạn nên giải quyết các nhiệm vụ quan trọng nhất, ghi trước hay bắt đầu bằng cách loại bỏ một số nhiệm vụ nhỏ, dễ hoàn thành. Có những lập luận tốt cho cả hai. Giải quyết các dự án lớn, những dự án sẽ có tác động nhiều nhất (hay còn gọi là chiến thuật Eat That Frog), thường là điều cần thiết. Bạn có thể đang hoạt động dưới sự ủy thác của ai đó hoặc cam kết không thể khuất phục hoặc có thể có những yếu tố phụ thuộc mà bạn không thể bỏ qua.

Nhưng đôi khi, việc hoàn thành những nhiệm vụ nhỏ hơn, ít khẩn cấp hơn sẽ khiến bạn phải di chuyển và dọn dẹp lịch trình của mình (và loại bỏ khả năng bị phân tâm / lý do của những công việc nhỏ hơn đó) để bạn có thể nỗ lực hiệu quả hơn để hoàn thành các dự án lớn và nặng nề.

Rõ ràng, việc bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên như thế nào sẽ bị chi phối bởi hoàn cảnh. Điều quan trọng là bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên có mục đích và không chỉ chọn ngẫu nhiên những nhiệm vụ kéo bạn theo nhiều hướng khác nhau.

Có một hệ quả tất yếu cho mẹo này: Lập kế hoạch là rất tốt, nhưng hãy đảm bảo rằng bạn không sử dụng quy trình này như một phương tiện trì hoãn. Tôi đã từng làm việc với một nhà văn, người chỉ đơn giản là không thể đạt được thời hạn. Không bao giờ. Không phải một lần. Nhưng anh ấy sẽ dành hàng giờ để thiết kế các lịch trình ngày càng phức tạp và phức tạp để giao công việc của mình – thay vì sản xuất tác phẩm đó. Sau đó, anh ấy thậm chí còn dành nhiều thời gian hơn để giải thích kế hoạch của mình với tôi một cách say mê chi tiết. Có lẽ đó không phải là vấn đề đối với bạn. Nhưng nếu bạn có xu hướng sử dụng việc lập kế hoạch và lập danh sách như một chiến thuật trì trệ, hãy nhắc nhở bản thân đừng để rơi vào tình trạng đó.

3. Chia công việc thành những phần có thể quản lý được

Một trong những lý do phổ biến nhất để bỏ dở một nhiệm vụ là nó quá lớn. Và một mẹo phổ biến không kém (và thực tế) là chia công việc thành nhiều mảnh. Điều quan trọng là tập trung vào từng phần như một nhiệm vụ rời rạc. Bởi vì nếu bạn cứ nhìn lên công trình trước mắt của mình ở một dự án nguyên khối, nó sẽ cuốn theo chiều gió ra khỏi cánh buồm của bạn.

Không thể chia nhỏ một công việc lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn? Thay vào đó, hãy thử đặt các mục tiêu thời gian, chẳng hạn như ba giờ đồng hồ, xen kẽ với công việc khác (hoặc thời gian ngừng hoạt động). Bạn vẫn sẽ áp dụng phương pháp tiếp cận theo mô-đun đối với dự án lớn, điều này sẽ làm cho nó ít nản lòng hơn và cung cấp cho bạn cách để nhận ra sự tiến bộ trong suốt quá trình.

XEM: Quá tải nhận thức: 15 cách để giảm nó (PDF TechRepublic miễn phí)

4. Đừng để bị tê liệt bởi nhu cầu phải hoàn hảo

Bạn rất dễ trở nên bất động trước những lo lắng về kết quả mà bạn nghĩ là mong đợi hoặc những tiêu chuẩn bạn áp đặt cho bản thân. Nếu bạn thấy mình đang nói: “Tôi sẽ có thể hoàn thành công việc tốt hơn nhiều nếu tôi bắt đầu việc đầu tiên này vào buổi sáng” hoặc “Tôi không thể làm điều này cho đến khi tôi sắp xếp tất cả các nguồn lực mình cần”, bạn có thể hoàn toàn đúng. Mặt khác, bạn có thể chỉ là lý do sản xuất để tạm dừng công việc. Tất nhiên, điều trớ trêu là nếu bạn bắt đầu thực hiện một dự án, có thể bạn sẽ có thời gian để tạo ra một bản nháp thô, một phiên bản alpha, một tiến trình công việc mà bạn có thể tinh chỉnh và hoàn thiện kịp thời để đạt được hạn chót. Tập qua một vài lần lặp lại sẽ giúp bạn giảm bớt sức nặng lên vai. Bạn chỉ cần tránh xa cái bẫy hoàn hảo.

5. Thực hiện một thỏa thuận với chính mình: Năm phút và ra ngoài

“Chỉ cần bắt đầu!” những lời hùng biện mà bạn nghe có thể tạo ra một phương châm động lực nhỏ. Nhưng trên thực tế, nó không mang lại nhiều chỗ đứng. Nếu bạn không thể bắt đầu thực hiện một dự án nào đó, thì biện pháp đối phó rõ ràng là bạn phải thực hiện nó bằng mọi cách. Nhưng LÀM THẾ NÀO để bạn “chỉ bắt đầu” khi bạn liên tục không bắt đầu?

Đây là mẹo yêu thích của tôi: Hãy nhúng ngón chân vào nước một chút, với lời hứa rằng bạn sẽ khỏi sau vài phút. Điều này có vẻ như bạn đang dạy cho mình một thói quen thậm chí còn tồi tệ hơn (bỏ cuộc !!). Nhưng những gì thường xảy ra là vài phút đó chính là máy bơm. Sau khi bắt đầu là hoàn thành một nửa, và tất cả những điều đó. Theo một lý thuyết, nhận thức của chúng ta về một nhiệm vụ sẽ thay đổi khi chúng ta đã cảm nhận được nó – và tốt hơn nữa.

Ngay cả những bước đơn giản và trần tục nhất cũng có thể khiến quả bóng lăn. Bạn đang cố gắng viết báo cáo? Tạo một thư mục cho nó, lưu một tài liệu mới trong thư mục, thêm tiêu đề và một vài tiêu đề vào tài liệu. Nó tương đương với thời đại kỹ thuật số của việc mài một số ít bút chì và nắn một tập giấy mới. Và đó thường là tất cả những gì nó cần.

XEM: Sự trì hoãn có thể hủy hoại các dự án công nghệ của bạn (ZDNet)

Mẹo thưởng: Tự thưởng cho bản thân

Hầu hết thời gian, chỉ cần HOÀN THÀNH với thứ gì đó đang đeo bám bạn là đủ phần thưởng. Nhưng nếu bạn tự hứa với mình một số phần thưởng hữu hình khác trước thời hạn – được rồi, vâng, hãy gọi nó là hối lộ – bạn có thể có thời gian dễ dàng hơn để thu thập quyết tâm và động lực để bắt tay vào công việc và xem qua.

Cũng thấy

About : bachnv

Leave a Reply